Communiquer en anglais par email (1) - Codes à respecter

Aujourd’hui, la majeure partie de la communication écrite passe par la messagerie électronique. Celle-ci remplace aussi une bonne partie des échanges téléphoniques, mais modifie également le dialogue entre les individus et les groupes. C’est vrai dans la sphère privée, mais cela l’est encore plus dans les relations professionnelles, y compris pour la formation — initiale ou continue.
Il est donc normal que certains professeurs l’utilisent pour communiquer avec leurs élèves en dehors des cours, que ce soit pour prolonger ceux-ci ou bien pour réceptionner certains devoirs.
Il n’est donc pas inutile de connaître les codes propres à ce nouveau mode de communication ainsi que les erreurs à éviter. Les « tips » qui suivent portent évidemment sur les échangent par mail en anglais, mais ils sont aisément transposables pour le français.
Les codes qui régissent les messages électronique se situent à mi-chemin entre la communication verbale et les courriers classiques, autrement dits les e-mails sont plus formels qu’une conversation téléphonique ou autre, mais moins formels qu’une lettre classiques. Ils sont en grande partie issus du code des échanges par fax.

A. Codes à respecter

1. Objet du message.

• En anglais, il s’appelle « subject line » et, dans l’interface des logiciels de messagerie en anglais, il est précédé de la mention « subject » ou « re » (qui n’est pas l’abréviation de « reference », mais de « regarding », autrement dit « concernant »). 
• L’objet d’un message doit non seulement indiquer au destinataire ce dont il s’agit à sa réception, mais doit aussi permettre de le retrouver aisément une fois archivé. Il ne doit donc jamais être vide, mais, au contraire, aussi précis que possible sans être déraisonnablement long.
  
• L’objet est à envisager comme un titre : quintessence du contenu du message exprimée avec concision, par exemple en langage « télégraphique » ou sous forme de « chemin logique », à l’imitation du « chemin » d’accès à un fichier sur un disque dur, en citant les éléments concernés de l’arborescence, du général au particulier.
• Exemple : « IFSI - S6 abstracts - Feedback ». En quatre mots, le destinataire saura qu’il s’agit d’un retour d’information sur l’abstract en anglais de son TPE. S’il souhaite l’archiver, le message pourra alors classé avec un précédent, intitulé par exemple « IFSI - S6 abstracts - Receipt acknowledged » (accusé de réception de l’abstract), sans qu’il y ait de confusion possible.
• Si vous savez qu’un message sera suivi d’autres, sur le même sujet, n’hésitez pas à les numéroter (1, 2, 3… ou 1/3, 2/3, 3/3).
• Si le message contient un délai ou qu’il porte sur une période donnée, n’hésitez pas à les mentionner, par exemple, dans le second cas, en indiquant le numéro de la semaine concernée sur le calendrier (par exemple « Week 50 » pour la semaine prochaine).

2. Formule d’appel (salutation)

• Même si certaines personnes qui utilisent intensivement la messagerie électronique estiment que la formule d’appel est inutile puisqu’un courriel est, par définition, adressé à une personne précise (même s’il s’agit d’un membre d’un groupe), elle paraît cependant incontournable dans vos échanges avec vos professeurs, par respect et courtoisie, mais aussi pour leur permettre de repérer immédiatement un message qui leur serait envoyé à tort.
• Dans la situation qui nous occupe, la formule d’appel standard en anglais est : « Dear Mr/Mrs/Ms/Dr XXXX », où XXXX est le nom de famille du destinataire. (A propos de Ms, voir la section 3b d’un de mes précédents billets.)
• La règle en anglais — comme en français d’ailleurs — voudrait que les abréviations dont la dernière lettre est aussi celle du mot complet ne prennent pas de point à la fin. Dans la pratique, cependant, on écrit la plupart du temps Mr., Mrs. Ms., Dr., etc.

3. Corps du message (body)

• Informations et pièces jointes. Très souvent, un courriel sert à communiquer une information ou un document. Dans ce cas, la formule standard est : 1) « Please find below […]: » pour des éléments fournis dans le corps du message ; 2) « Please find attached […] » pour un ou plusieurs documents en pièces jointes.
• Abréviations. Les courriels étant, comme je l’ai dit, moins formels qu’une lettre classique et, comme il s’agit d’un mode de communication rapide, ils sont influencés par la rédaction des textos, en particulier au travers du recours à de nombreuses abréviations, qui prennent la plupart du temps la forme d’acronymes et dont j’ai répertoriés les plus courants dans un PDF.
• Enrichissements. Pour faciliter voire accélérer la lecture de votre message en mettant en relief les éléments les plus importants, par exemple au cas où il risquent de se perdre dans un corps de message long, composé de plusieurs paragraphes, n’hésitez pas à faire appel au gras, à l’italique, au soulignement voire à la couleur. Bien entendu, il ne faut pas non plus en abuser.

4. Conclusion d’un message

• Remerciements. En français, pour remercier quelqu’un de bien vouloir faire quelque chose, on a l’habitude de le faire « par avance ». En anglais, un simple merci suffit : « Thank you. », « Thank you very much. » « Thank you so much for doing this and that. » ; « Thanks a lot. » (plus informel).
  
• Signature. Selon la manière dont vous appellent vos profs, par votre prénom ou votre nom, vous signerez de la même façon. De manière plus générale, l’usage du prénom seul est beaucoup plus répandu qu’en français dans le milieu professionnel. Le nom de famille se compose en bas de casse (minuscules), contrairement au français, et dans l’ordre 1) Prénom + 2) Nom (et non pas l’inverse).
• Coordonnées. En règle générale, inutile de préciser votre adresse email (mèl) puisque, si votre correspondant souhaite vous répondre, il n’aura qu’à cliquer sur un bouton dans son logiciel de messagerie. En revanche, certaines précisions permettant de vous identifier peuvent être souhaitables voire indispensables : groupe de travaux dirigés auquel vous appartenez, année ou semestre d’études, etc. A priori, n’indiquez votre numéro de téléphone que si votre interlocuteur peut en avoir besoin.

Compléments de lecture (en anglais)

• “11 Email Etiquette Rules Every Professional Should Know”
• “Finally! The 23 Unwritten Rules Of Email”

Prochain billet : les erreurs à éviter