Communiquer en anglais par email (2) – Erreurs à éviter

Ce billet fait suite au précédent. Il répertorie, pêle-mêle, les erreurs à éviter lorsque l’on communique par messagerie électronique, en particulier avec un professeur, en anglais — mais aussi en français, car la majorité de ces erreurs ne concernent pas la langue utilisée.

B. Erreurs à éviter

1. Symétrie des échanges. Dans toute correspondance, une règle de symétrie veut que l’on réponde à une communication selon les mêmes modalités que celles choisie pour celle-ci. Ainsi, si l’on répond à un message rédigé en anglais, il faut répondre dans cette même langue. (Cette règle s’applique aussi, par exemple, aux courriers recommandés.)
2. Respect des consignes. Si des consignes vous ont été données pour votre envoi (délai, format du ou des pièces jointes, langue à utiliser, précisions à fournir sur vous-même, etc.), il faut impérativement les respecter. Dans le cas des ESI, cette adhérence aux consignes est d’autant plus importante que le métier d’infirmier/ière est lourd de procédures à respecter : on ne comprendrait donc pas que vous ne puissiez pas appliquer des consignes de base pour un simple email.
3. Votre mèl. Les courriers et courriels envoyés à un professeur, une école ou une université, etc. sont à considérer comme des communications professionnelles. Il faut donc vous doter d’une adresse  email (mèl) « sérieuse », à la syntaxe standard (prenom.nom@domaine.xxx) et oublier toute adresse fantaisiste.
4. Objet du message. Pour les raisons évoquées dans mon précédent billet, l’objet de votre message ne doit jamais être laissé vide.
5. Forme du message. Respectez les règles énoncées dans mon précédent billet. En particulier, s’il s’agit de communiquer un document en pièce jointe, il est extrêmement discourtois de laisser vide le message en lui-même.
   
6. Pièces jointes. S’il vous a été donné la consigne de respecter un format particulier (.DOC vs. PDF ou l’inverse, par exemple), respectez-la. Si la ou les pièces jointes vous sont personnelles (devoir à rendre, par exemple), mentionnez toujours votre nom dans le nom du fichier (<NOM Prénom - Asbtract S6.pdf>, par exemple). A défaut, le professeur risque de se retrouver avec plusieurs dizaines de fichiers nommés <Abstract.pdf> et il va devoir les renommer un à un pour les classer. A l’inverse, avec la syntaxe <NOM Prénom - blablabla.pdf>, tous les fichiers se classeront automatiquement dans un dossier par ordre alphabétique du nom des étudiants.
7. Accusé de réception. S’il est légitime de demander un accusé de réception, il n’est pas raisonnable de croire qu’un professeur doive le faire individuellement pour plusieurs dizaines d’étudiants. Le professeur attend certainement d’avoir reçu tous les messages attendus ou bien l’expiration d’un délai pour le faire collectivement (acknowledgement). Il faut donc éviter de le relancer à ce sujet, surtout plusieurs fois.
8. Envois multiples. De même, il faut éviter de lui envoyer plusieurs fois le même document, surtout sans préciser s’il s’agit de la même version que précédemment ou bien s’il a été modifié entre-temps. Si vous vous être trompé·e ou si vous avez oublié quelque chose — ça arrive, le professeur le sait — précisez bien dans votre second envoi ce en quoi il diffère du premier.

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